Un assistant ou une assistante de la Direction générale du PEE (poste télétravaillable)

Réf. 1404-24
Rédacteurs territoriaux / Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : B
Date limite de dépôt des candidatures : 10/03/2024

La Région Île-de-France recherche un(e) Un assistant ou une assistante de la Direction générale du PEE (poste télétravaillable) pour :

PEE - Pôle entreprises et emploi - 454


Vous avez pour fonction d’accompagner au quotidien le DGA et son adjointe en assurant un appui logistique et en prenant en charge les tâches administratives, y compris la gestion, la mise à jour et l’archivage des documents. Ces missions impliquent des interactions régulières avec les équipes du pôle ainsi qu’avec les autres services de la Région et les partenaires extérieurs.

> Vos missions

MISSION 1 : Constituer un appui administratif et logistique pour le DGA et son adjointe

 

Assurer la gestion de l'agenda du DGA et de son adjointe (prise de RDV, réservation de salles, confirmations...)

Veiller à la bonne préparation des rendez-vous internes et externes (collecte des éléments en amont auprès des chargés de mission, constitution du dossier pour le DGA ou en vue des entretiens de la VP

Fournir au DGA ou à son adjointe tout appui logistique nécessaire à la bonne réalisation de ses missions (participations aux comités de direction et rédaction des CR, réservation de chauffeur, ou de salles ...)

 

MISSION 2 : Contribuer à la sécurisation des processus internes du pole

Préparer et suivre les documents mis à la signature du DGA (contrôle de la complétude des parapheurs et des sous-couverts, respect des chartes graphiques, ...)

Avec l'appui de l'adjointe au DGA, mettre en place un système de suivi du courrier de la Direction sur le logiciel Elise (saisie des entrées, suivi des réponses, pilotage des délais de réponse, archivage) et participer à la diffusion de l'usage de cet outil au sein de la Direction

Avec l'appui de l’adjoint au DGA, mettre en place un système d'archivage des notes et des éléments produits par la Direction et participer à la remise à plat du système de classement et d'archivage de la Direction

Avec l’appui de l’adjoint au DGA, mettre en place et tenir à jour les outils de suivi RH des équipes du pôle (trombinoscope, organigramme, plannings de télétravail et de congés)

 

MISSION 3 : Fournir, auprès du reste de l'équipe de Direction, les appuis administratifs et logistiques nécessaires à la réalisation de leurs missions

Participer aux tâches de gestion administrative des équipes du pôle (être référent informatique pour l’arrivée des nouveaux collaborateurs, venir en appui à l’organisation d’évènements, correspondant GTA – outil de prise des congés, etc.)

> Votre profil

- Formation bac ou équivalent
- Expérience confirmée sur des fonctions et des postes équivalents
- La connaissance du fonctionnement d'une collectivité serait un plus
- Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, etc.)
- Capacité d’organisation
- Loyauté et discrétion
- Grande rigueur
- Qualité relationnelle, réactivité et capacité d'adaptation

Tous renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès du recruteur :
Siège - Sophie GARGOURA

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

 

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

 Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

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