Assistance et gestion auprès de 5 présidents de commission thématique
Un ou une Gestionnaire affaires générales (poste télétravaillable)
Réf. 1553-24
Rédacteurs territoriaux
/ Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : B
Date limite de dépôt des candidatures : 21/05/2024
La Région Île-de-France recherche un(e) Un ou une Gestionnaire affaires générales (poste télétravaillable) pour :
DGS - Direction générale des services - 101, DGS - Secrétariat général - 157, DGS SG - Service des visas et de l'assemblée - 159
Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN
> Vos missions
MISSION 1 : Recensement et organisation des liens avec les acteurs des secteurs des commissions thématiques
Identification des acteurs institutionnels et de la société civile des secteurs des commissions et organisation des rencontres avec les présidents des 5 commissions
Interface avec les groupes politiques et les secrétariats des membres de l’exécutif
MISSION 2 : Gestion documentaire
Recherches documentaires, veille informationnelle et envoi d’une mini revue de presse mensuelle aux présidents
Préparation de documents et dossiers nécessaires pour les réunions / Lecture et rédaction de synthèse des rapports inscrits à l’ODJ des réunions des commissions
Assister à des réunions, conférence et colloques externes pour le compte des présidents et rédaction de comptes rendus (uniquement en visio)
MISSION 3 : Assistance organisationnelle
Organisation des auditions, repas annuels et déplacements des présidents et commissions sous l’autorité fonctionnelle des attachés de commissions
Accueil physique et téléphonique (filtrage, orientation, prise de message), notamment pour les personnes auditionnées par les commissions et les invités des présidents et présidentes / Participation aux réunions des commissions thématiques et assistance technique (distribution de tout document, …)
Rédaction et envoi de courriers ciblés, de notes / Gestion du courrier des présidents et présidentes (enregistrement et suivi lettres, mails) / Gestion des notes de frais / Gestion de l’agenda
> Votre profil
- Niveau bac+2 au minimum ou 5 ans d'expérience dans la fonction publique
- Expérience du travail en collectivité territoriale et/ou du travail auprès d'élus
- Capacités rédactionnelles, de synthèse et maîtrise de l'orthographe
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Teams, Sharing Cloud, Internet)
- Grand sens de l'organisation et sens des priorités, Polyvalence
- Réactivité, autonomie, capacités d'adaptation, disponibilité, rigueur, discrétion professionnelle
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (notamment avec les attachés de commissions)
- Travailler avec un public spécifique : les élus
> Spécificités
Contraintes calendaires spécifiques / Contraintes horaires spécifiques / Pics d'activité conjoncturels / Déplacements possibles en Île-de-France
Tous renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès du recruteur :
Inès GUITARD ; Siège - Caroline GODINOT
Inès GUITARD ; Siège - Caroline GODINOT
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.