Un Chargé ou une Chargée de mission évènementiel

Employeur de premier plan, la Région Île-de-France est aujourd’hui engagée dans sa transformation numérique et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens. A proximité immédiate de Paris, la Région s’est installée dans l’écoquartier des Docks de Saint Ouen, offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, open-spaces et outils collaboratifs, télétravail, salle de sport… Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier, ayant à cœur de satisfaire les utilisateurs et d’œuvrer pour un meilleur service public.

Nous recherchons aujourd’hui pour le Pôle information, communication et relation avec les publics :

Un ou une chargé/chargée de mission événementiel

Le service campagnes et événement met en œuvre l’ensemble de la visibilité externe de la Région Île-de-France. Son département événementiel, composé de 3 collaborateurs, assure le suivi des événements auxquels la Région participe ou dont elle est à l’initiative, afin de faire connaître son action et les dispositifs qu’elle met en œuvre.

Participation à des salons (Agriculture, Viva Technology, Festival du livre, Made in France…), à des festivals (Solidays, Rock en Seine), organisation de colloques et conférences (Assises des maires d’IDF), de soirées (Elles de France), l’équipe événementielle coordonne un éventail diversifié de projets en lien avec de nombreux partenaires et prestataires internes et externes.

> Vos missions

Vous assurez et coordonnez la préparation amont et l’organisation des événements

·         Gestion de projet en mode transversal et coordination des parties prenantes : services internes, cabinet de la Présidente, organisateurs d'événements, prestataires... Animation de comités de pilotage et comités techniques, conseil auprès des différents interlocuteurs, etc.

·         Rédaction des briefs, des cahiers des charges et analyse des offres.

·         Coordination du travail créatif en lien avec le standiste.

·         Gestion administrative et budgétaire (demande et analyse de devis, gestion des commandes…).

Vous pilotez des événements

·         Mise en œuvre et suivi du bon déroulement des événements : présence sur site du montage au démontage, accueil des participants, des personnalités (élus…), supervision du planning des événements et du contenu de la manifestation.

·         Encadrement de l’équipe travaillant sur l’événement : régisseur, animateur, techniciens, hôtes et hôtesses d’accueil, etc.

Vous assurez la gestion post-opération

·         Réalisation de bilans post-événement (réunions, notes de synthèse…) et évaluations (enquête de satisfaction auprès des participants, des parties prenantes…).

·         Suivi administratif : facturations, relances.

Vous apportez expertise et conseil

·         Assistance et conseil auprès des services internes en vue de l’organisation de leurs événements.

·         Veille événementielle et des tendances du secteur.

Ponctuellement, vous participez à la définition et la rédaction des clauses techniques des cahiers des charges, aide à l’analyse des offres et la rédaction des rapports d’analyse.

> Votre profil

Profil recherché

·         BAC + 4/5 en communication avec idéalement une spécialisation événementielle

·         Première expérience dans la communication événementielle (1 à 3 ans)

·         Intérêt pour le secteur public et ses missions d’intérêt général

Connaissances

·         Gestion de projets transversaux dans le secteur événementiel

·         Autonomie et capacité à travailler avec des interlocuteurs issus d'univers diversifiés (prestataires techniques, services administratifs, élus…)

·         Sens esthétique et connaissance des règles de sécurité

·         Qualités rédactionnelles et maîtrise des outils informatiques

Savoir-faire

-          Qualités relationnelles, sens de la diplomatie et de la négociation

-          Sens du contact avec le public

-          Réactivité et résistance au stress

-          Travail en équipe et en transversalité

> Spécificités

Contraintes horaires spécifiques / Déplacements en Ile-de-France / Pics d'activité conjoncturels