Un assistant ou une assistante de gestion administrative (poste télétravaillable)

Le CESER est la deuxième assemblée régionale, il regroupe 190 représentants de la société civile désignés par le préfet de Région pour un mandat de 6 ans.

Le CESER est saisi régulièrement par le Conseil régional pour formuler un certain nombre d’« avis » sur ses principaux schémas d’orientation. Véritable laboratoire d’idées, il offre une voix et un visage à la société civile d’Île-de-France et alimente également le Conseil régional de ses propres réflexions prospectives et de ses propositions.

Sous l'autorité du secrétaire général, l’assistant ou l'assistante assure le suivi administratif des commissions 

L’objectif visé est, en relation avec les chargés.de mission, d’accompagner le fonctionnement des commissions du CESER dans leur vie institutionnelle et dans leurs différents projets en respectant les délais.

> Vos missions

MISSION 1 : organisation de la vie des commissions

- Préparer, mettre à jour et transmettre les mailing List des commissions aux chargé.es de mission en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général

- Préparer, mettre à jour et transmettre les trombinoscopes des conseillers aux chargé.es de mission en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général

- Réserver les salles des commissions et demander l’appui d’un technicien informatique afin de s’assurer, avant et pendant la commission si nécessaire, des bonnes conditions techniques de la visioconférence

- Gérer l’espace des commissions dans SharePoint (versement des travaux des commissions, des agendas, trombinoscope, salle de réunion etc.).

- Se coordonner avec l’équipe du pôle productions et le secrétariat de la présidente pour les auditions

- Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe

 MISSION 2 : Gestion du calendrier des instances

- Alimenter et mettre à jour le calendrier partagé des différentes instances (Assemblée plénière, Bureau, réunions des vice-présidents du Ceser, réunion des présidents, commissions) en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général

- Lier les ordres du jours, les convocations et autres documents des différentes instances aux dates retenues en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général

- Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe

MISSION 3 : organisation logistique des déplacements des commissions en binôme avec le  ou la chargée de mission

- Créer un dossier numérique du déplacement.

- Suivre les inscriptions et préparation d’une feuille de présence.

- Relancer les conseillers.

- Être l’interlocuteur de l’organisme accueillant sur les aspects logistiques du déplacement (transmission de la listes des participants, réservation de parking sur site, détermination d’un point de rencontre, etc.).

- S’assurer de la disponibilité des supports nécessaires (chevalets, feuille de présence, trombinoscope, rapports etc.).

- Transmettre aux conseillers les informations nécessaires à leur déplacement.

- Assurer un reporting régulier au chargé de mission.

- Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe

> Votre profil

·         Excellente maîtrise du pack office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Teams, Outlook).

·         Capacité d'analyse, de reporting, d'organisation et d'anticipation.

·         Pratique des outils numériques de travail collaboratif

·         Écoute des interlocuteurs, expression claire, courtoisie face à tout type d’interlocuteurs.

·         Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel de la Région.

·         Qualités rédactionnelles, aisance à l’oral.

·         Aime travailler en équipe

·         Organisé et  réactif

·         Une première pratique d’InDesign serait un plus.