Un assistant ou une Assistante de gestion (poste télétravaillable)

GERER LES DEMANDES DES UTILISATEURS ET ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF
En coordination avec les collègues agents de réception et chargés de coordination événementielle : Réceptionner, traiter et diffuser les informations reçues via la boîte générique Réceptionner, analyser, traiter ou orienter les demandes des utilisateurs reç
Assurer l'organisation administrative des prestations : Passer les commandes auprès du prestataire de restauration protocolaire et du room-service Demander les devis aux traiteurs et différents fournisseurs en fonction de l'analyse des besoins, demander pu
Intégrer les informations relatives aux réservations et aux prestations dans le calendrier du service et le tenir à jour quotidiennement Compléter et tenir à jour les tableaux de bord des prestations quotidiennement Trier, classer et archiver les dossiers

SUIVI OPERATIONNEL ET TECHNIQUE DE L'ORGANISATION DES PRESTATIONS EN LIEN AVEC LES CHARGES DE COORDINATION EVENEMENTIELLE
Contribuer et suivre la planification logistique des prestations et des événements
Assurer la mise en place et la bonne exécution des prestations : Préparer et acheminer en amont le matériel nécessaire aux prestations Superviser et contrôler le travail des prestataires sur le terrain (états des lieux d'entrée et sortie, contrôle de l'app
Assurer les permanences en fonction du planning événementiel et des besoins du service

MISSIONS LIEES A L'ACTIVITE QUOTIDIENNE DU SERVICE
Gérer les stocks de produits, biens et fournitures Réceptionner les livraisons de denrées, matériels et fournitures Contrôler la conformité des commandes et ranger les marchandises livrées
Entretenir et assurer la propreté et le bon état des espaces de réception et des cuisines Contribuer et suivre la maintenance technique des équipements en lien avec le prestataire dédié
Contribuer à la commande de la décoration florale et des gerbes selon les demandes protocolaires

MISSIONS SECONDAIRES
Assurer l'appui aux autres équipes du service à la demande de la cheffe de service
Participer à la rédaction et à l'évolution des process
Participer aux groupes de travail de la direction et du pôle Participer à la rédaction et à l'évolution des process