Des responsables de service adjoint - Référents administratifs (Poste télétravaillable)

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

Le responsable de service adjoint (administratif) est placé sous la responsabilité du responsable de service de la DPM. Il assure la coordination administrative et la liaison entre les équipes opérationnelles de la DPM et le service marchés publics » de la DPBC, garantissant ainsi la fluidité des échanges, le bon avancement global, la cohérence des commandes, la bonne exécution des marchés, l’appui interne aux opérationnels. Il est le garant de la continuité et de la qualité du volet administratif et financier sur l’ensemble de l’activité du service.

> Vos missions

Pilotage d’un portefeuille de projets/opérations

• Assurer le bon avancement global opérationnel des projets, en lien avec la chaine de commande. Synthèse de l’activité, tenue des tableaux de reporting, retours d’expérience
• Pilotage budgétaire des opérations du service dans le respect des enveloppes allouées
• Assurer la prise en compte de l’ensemble des acteurs intervenant sur un projet ou une opération (interne et externe à la Région)

Accompagnement administratif et juridique des ingénieurs et techniciens

• Construire des solutions contractuelles opérationnelles
• Assurer la coordination globale des besoins de commandes et une coordination efficace avec la mission marchés publics de la Direction (passation coordonnée des commandes, suivi des circuits de signature, relance des valideurs…).
• Appuyer les équipes techniques sur les projets complexes et apporter conseil et assistance en matière administrative et contractuelle.
• Piloter l’avancement opérationnel des contentieux, appuyer les équipes sur les mises en demeure, constats de carence, etc

Réalisation du contrôle qualité

• Conseiller les opérationnels en cas d’interrogations sur les procédures métier et outil à respecter, en lien avec les directions support
• Piloter la production des services faits et leur qualité
• S’assurer de la conformité des actes administratifs produits dans Marco par les opérationnels, suivre les délais.
• Prioriser les opérations sensibles et réaliser les contrôles de premier niveau sur la qualité des actes d'exécution de la direction
• Assurer la qualité des imputations budgétaires

> Votre profil

Vous veillez à la conformité des actes administratifs produits dans Marco par les opérationnels et assurez le suivi des délais. Vous savez prioriser les opérations sensibles et réaliser les contrôles de premier niveau sur la qualité des actes d’exécution, tout en garantissant la fiabilité des imputations budgétaires.

Vous faites preuve d’aptitude à la communication et à la coordination entre différents pôles et directions, et savez travailler efficacement au sein d’équipes pluridisciplinaires, techniques et administratives. Votre sens du relationnel et du travail en équipe contribue à la fluidité des échanges et à la coopération entre services.

Organisé et rigoureux, vous savez gérer les priorités, faire preuve de synthèse et de précision dans le travail administratif. Autonome et proactif, vous contribuez à la qualité et à la fiabilité des processus opérationnels.

> Pourquoi nous rejoindre ?

🏆 Des conditions de travail facilitantes : 

• Plusieurs formules de temps de travail au choix
• Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
• Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge, …)
• 3 restaurants d'entreprise sur site 
• Salle de sport sur site 
• Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing, …)

📕 Un large éventail de prestations sociales : 

• Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
• Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport…)
• Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

• Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning) 
• Un campus des cadres à destination des encadrants
• Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Vous êtes en situation de handicap ? Nous mettons tout en œuvre pour adapter nos recrutements et nos postes à vos besoins. Postulez sans hésiter !