Gestionnaire administratif

Assure la gestion, le suivi administratif et/ou financier des dispositifs et actions de l’agence de la Promesse républicaine et de l’Orientation. Accompagne les porteurs de projet sur le suivi administratif de leur dossier.

> Vos missions

Mission 1 : Assure le suivi administratif et financier des dossiers de subvention des dispositifs suivis et accompagne les bénéficiaires

• Vérifie la complétude des dossiers de demande de subvention sur le volet administratif, contrôle les plans de financement. Contacte le bénéficiaire pour compléter les dossiers en lien avec le chargé de mission en charge du dispositif. Renseigne les informations sur les tiers et vérifie les plans de financement sur le logiciel dédié. Transmet les notifications et les conventions après le vote en commission permanente et en assure le suivi.

• Suit les demandes de versement, assure les relances en cas de caducité et garantit le respect des délais. Valide les services faits en avance et en acompte.

• Contribue à l’élaboration et au suivi des tableaux de bord des dispositifs suivis. Participe au recensement de données pour la rédaction de notes diverses ou de bilans d’activité ou budgétaires.

Mission 2 : Accompagne les bénéficiaires dans le dépôt et le suivi de leur subvention

• Répond aux diverses sollicitations des bénéficiaires concernant le suivi de leur dossier.

• Participe à la préparation et à l’animation des réunions avec les bénéficiaires.

Mission 3 : Contribue à l’exécution comptable et à la gestion des marchés publics (moins de 40 000 €)

• Met en œuvre les procédures simplifiées de passation des marchés et en assure l’exécution comptable (engagements, services réalisés). Renseigne les logiciels et tableaux de suivi dédiés.

• Participe aux réflexions sur des sujets concernant le service (évolution d’outils ou de processus) et prend part à des groupes de travail.

MISSION SECONDAIRE

Assure une mission de référence au sein du service, en lien avec les autres services supports : référent "Mes démarches", déontologie, archives… Assure également un partage d’informations auprès des collègues du service.

> Votre profil

Connaissances

• Bonne connaissance des procédures administratives et du fonctionnement d’une collectivité territoriale.

• Maîtrise des procédures comptables et budgétaires.

• Excellente maîtrise des outils bureautiques et de gestion (IRIS, Mes démarches, Coriolis, Pack Office...).

• Bonne connaissance du fonctionnement des associations.

• Connaissance des procédures des marchés publics.

Savoir-faire

• Respecter les délais.

• Détecter les anomalies et alerter sur les situations à risque.

• Planifier et anticiper son travail de manière autonome, organisée, rigoureuse, en fonction des priorités et des échéances.

• Rédiger des comptes-rendus et des notes simples.

• Être force de proposition sur son périmètre de compétences et faire preuve de réactivité.

Savoir-être / savoir-faire relationnel

• Qualité relationnelle et capacité à s'adapter à une grande diversité d'interlocuteurs.

• Autonomie et esprit d’initiative.

• Sens du service public et respect de la confidentialité sur les dossiers suivis.