Un ou une Chargée du protocole

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier

En lien avec le Cabinet, l'organisation des déplacements de la présidente et des élus qui la représentent dans les secteurs qui lui sont attribués

> Vos missions

Traite les invitations adressées à la Présidente et participe au montage de ses déplacements ou de ceux de ses représentants
Détaille et analyse les sollicitations adressées par les partenaires extérieurs
Effectue, en lien avec les services et/ou les organisateurs extérieurs, les recherches de fonds de dossier
Fait valider par le Cabinet l'opportunité de participer à la manifestation et le choix des élus à solliciter

Coordonne l'organisation pratique de l'événement et l'intervention du représentant régional, en concertation avec les partenaires internes et externes
Participe aux réunions de coordination et aux comités de pilotages des manifestations d'envergure
Organise et participe aux réunions de repérage et vérifie les besoins logistiques, en concertation avec les partenaires
Conçoit ou valide les cartons d'invitation, programmes, déroulés et ordres de prises de paroles, conformément au protocole républicain, en lien avec le chef du protocole

Fait le lien entre les élus régionaux, le cabinet, les services et les partenaires
Vérifie les disponibilités de la présidente et/ou sollicite les élus régionaux appelés à la représenter
Gère les invitations ou informations adressées au cabinet et aux élus régionaux selon les instructions du chef de cabinet
Prépare le dossier de la Présidente et/ou transmet les éléments de dossier aux Vice-présidents ou conseillers régionaux sollicités

S'assure du bon déroulement de l'événement le jour-J
Vérifie la conformité des préparatifs d'installation et s'assure du bon déroulement de la manifestation, en veillant au respect des horaires.
Accompagne la présidente ou le(s) Vice-président(s) sur l'événement si nécessaire
Le cas échéant, adapte le déroulé en fonction des imprévus horaires ou liés à l'absence d'un élu

Activités de gestion administrative
Gère le calendrier événementiel sur les thématiques suivies, en anticipant avec les partenaires internes et externes la programmation des manifestations à prévoir.
Assure une veille-presse sur la thématique transports

> Votre profil

- Connaissance de l'organisation administrative de la collectivité territoriale et de l'environnement institutionnel
- Expérience dans l'événementiel
- Connaissance ou intérêt pour les secteurs des transports et de l'aménagement

- Sens de l'organisation, des priorités et capacité à travailler en autonomie
- Maîtrise des outils bureautiques et compétences rédactionnelles
- Connaissance des règles protocolaires

- Sens de la discrétion et de la confidentialité (travail avec le Cabinet, les groupes politiques et les élus).
- Réactivité, capacités d'adaptation, esprit d'initiative, rigueur
- Qualités relationnelles avérées, avec une aptitude à travailler en équipe, un sens du partenariat et des capacités de négociation.