Assistant/Assistante de gestion administrative

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

 Accompagne les missions des membres du comité de direction générale de l'Agence composé du Directeur général, du Directeur général délégué.

> Vos missions

MISSION 1 : Constituer un appui administratif et logistique pour le comité de direction général.

• Assurer la gestion des agendas (prise de RDV, réservation de salles, confirmations...)   
• Fournir tout appui logistique nécessaire à la bonne réalisation de leurs missions (réservation de chauffeur ou de salles, ...)   
• Veiller à la bonne préparation des rendez-vous internes et externes (collecte des éléments en amont auprès des chargés de mission, constitution du dossier, etc.)   

MISSION 2 : Contribuer à la sécurisation des processus internes.

• Préparer et suivre les documents mis à la signature (contrôle de la complétude des parapheurs et des sous-couverts, respect des chartes graphiques, ...)
• Mettre en place un système de suivi du courrier sur le logiciel Elise (saisie des entrées, suivi des réponses, pilotage des délais de réponse, archivage) et participer à la diffusion de l'usage de cet outil.
• Mettre en place un système d'archivage des notes et des éléments produits et participer à la création du système de classement et d'archivage. Mettre en place et tenir à jour les outils de suivi RH (trombinoscope, organigramme, plannings de télétravail...)

MISSION 3 : Fournir, auprès du reste de l'équipe, les appuis administratifs et logistiques nécessaires à la réalisation de leurs missions.

• Participer aux tâches de gestion administrative des équipes (être référent informatique pour l'arrivée des nouveaux collaborateurs, venir en appui à l'organisation d'évènements, correspondant GTA - outil de prise des congés, etc.)
• Contribuer le cas échéant à l'accueil du public et à la réussite des évènements organisés où l'Agence est présente.

> Votre profil

Connaissance :

• Bac +2 minimum, expérience professionnelle confirmée dans un poste équivalent.

Savoir-faire : 

• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise des outils informatique
• Planification du travail

Savoir-faire relationnel :

• Rigueur, organisation et méthode.
• Polyvalence.
• Réactivité et prise d'initiative.
•  Sens du service public et au public.
• Diplomatie et souci de la confidentialité.
• Disponibilité.

> Pourquoi nous rejoindre ? 
 
🏆 Des conditions de travail facilitantes : 
•    Plusieurs formules de temps de travail au choix
•    Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
•    Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge, …)
•    3 restaurants d'entreprise sur site 
•    Salle de sport sur site 
•    Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing, …)
 
📕 Un large éventail de prestations sociales : 
•    Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
•    Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport…)
•    Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance
 
💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :
•    Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning)
•    Un campus des cadres à destination des encadrants
•    Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents