Un ou une chargée de Protocole

Employeur de premier plan, la Région Île-de-France est aujourd’hui engagée dans sa transformation numérique et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens.

A proximité immédiate de Paris, la Région s’est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, open spaces et outils collaboratifs, télétravail, salle de sport…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier, ayant à cœur de satisfaire les utilisateurs et d’œuvrer pour un meilleur service public.

Votre rôle sera de garantir la bonne préparation, coordination et réalisation des événements institutionnels auxquels participent la Présidente ou ses représentants, dans le respect du protocole républicain et des enjeux politiques.

Vous serez chargé de piloter l’organisation des manifestations auxquelles la Présidente ou les élus régionaux sont invités, en appui direct du Cabinet et dans une logique de service aux élus, aux unités internes et aux partenaires extérieurs.

> Vos missions

• Analyser et hiérarchiser les sollicitations des partenaires institutionnels, associatifs et économiques, et proposer les modalités de représentation de la Région en concertation avec le Cabinet
• Coordonner l’ensemble des aspects pratiques des déplacements et interventions de la Présidente ou de ses représentants, en lien avec les services internes et les organisateurs externes
• Participer aux comités de pilotage et réunions de coordination des grands événements régionaux, et assurer le repérage logistique en amont
• Concevoir et valider les supports officiels (cartons, programmes, ordres du jour, déroulés) conformément aux règles de protocole, en collaboration étroite avec le chef du protocole
• Gérer les agendas croisés de la Présidente et des élus sollicités, organiser les invitations et préparer les dossiers d’intervention (notes, supports, éléments de contexte)
• Assurer le suivi opérationnel le jour de l’événement, anticiper les imprévus et ajuster le déroulé en temps réel si nécessaire
• Participer à la mise à jour des bases de données du protocole et des élus, et contribuer à l’élaboration du bilan d’activité du service

> Votre profil

Vous avez une connaissance approfondie de l’environnement institutionnel francilien, des règles de protocole républicain et du fonctionnement des collectivités territoriales. Vous maîtrisez les enjeux politiques et administratifs liés à la représentation des élus.

Vous avez une excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de gestion d’agenda. Vous savez organiser des événements complexes, prioriser les urgences et produire des supports de qualité en temps contraint.

💬 Vos compétences relationnelles
Vous avez un grand sens du service, de la rigueur et une discrétion absolue dans la gestion d’informations sensibles. Vous savez travailler en réseau avec les élus, le Cabinet, les directions et les partenaires externes. Vous êtes doté d'une excellente communication orale et écrite. On reconnait votre réactivité et votre aisance dans les situations exigeantes.